CaseGuide Builder
Handbuch

Womit möchten Sie beginnen?

Der CaseGuide Builder ist ein visueller Editor, mit dem Sie interaktive Bearbeitungsleitfäden — CaseGuides — für Ihre Organisation erstellen. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter öffnen die fertigen CaseGuides im Browser und werden Schritt für Schritt durch ihren Fall geführt, bis am Ende ein fertiger Vermerk steht.

Dieses Handbuch begleitet Sie von der ersten Anmeldung bis zu fortgeschrittenen Techniken. Drei Wege hinein — je nachdem, was Sie heute vorhaben:

Erste Schritte

In diesem Kapitel bauen Sie Ihren ersten CaseGuide — einen kleinen, aber vollständigen Leitfaden mit einer Handlung, einer Prüfung und einem fertigen Export. Dafür brauchen Sie etwa zehn Minuten und keinerlei Vorkenntnisse.

Einen CaseGuide anlegen

1. Anmelden und Arbeitsbereich wählenMelden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen an und wählen Sie Ihren Arbeitsbereich. Sie landen im Hub — der Übersicht aller CaseGuides Ihres Teams.
2. Neuen CaseGuide erstellenKlicken Sie auf die Karte + Neuer CaseGuide und vergeben Sie einen Titel, den auch fachfremde Kolleginnen und Kollegen sofort verstehen — zum Beispiel „Erstantrag prüfen“.
3. Erste Sektion anlegenDer Editor öffnet sich mit dem Canvas. Drücken Sie N oder klicken Sie auf + Neue Sektion — die erste Sektion erscheint. Klicken Sie auf ihren Titel und nennen Sie sie „Antrag prüfen“.
4. Mit dem Start verbindenZiehen Sie eine Linie vom Verbindungspunkt unter dem dunklen Start-Knoten zum Punkt oben an der neuen Sektion. Damit weiß der CaseGuide, wo die Bearbeitung beginnt.

Der Canvas auf einen Blick

Der Canvas ist Ihre Arbeitsfläche: Jede Sektion ist eine Karte, die Sie frei anordnen. Die Verbindungslinien zwischen den Karten legen fest, in welcher Reihenfolge Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die Sektionen später durchlaufen.

Inhalt einfügen

1. Eine Handlung hinzufügenFahren Sie mit der Maus über die Sektion und klicken Sie auf + Element. Wählen Sie Handlung und tragen Sie die Arbeitsanweisung ein — zum Beispiel „Posteingang in der Fachanwendung dokumentieren“. Im CaseGuide wird daraus ein Punkt zum Abhaken.
2. Einen Prüfpunkt hinzufügenFügen Sie als zweites Element einen Prüfpunkt ein und formulieren Sie die Frage: „Liegt der Antrag vollständig vor?“. Rechts öffnet sich das Einstellungspanel — dort legen Sie unter Optionen zwei Antworten an: „Ja, Unterlagen vollständig“ (grün) und „Nein, Unterlagen fehlen“ (rot).
3. Zweite Sektion anlegen und verbindenZiehen Sie vom kleinen Verbindungspunkt unter der grünen Option eine Linie ins Leere — der Builder legt am Zielort automatisch eine neue Sektion an. Nennen Sie sie „Leistung berechnen“. Die gestrichelte grüne Linie bedeutet: Diese Sektion erscheint, sobald die Option gewählt wird.
4. SpeichernKlicken Sie oben auf Speichern. Der Status neben dem Button zeigt, ob alles gesichert ist.

Vorschau ansehen

Schalten Sie oben in der Kopfleiste von Bearbeiten auf Vorschau. Sie sehen Ihren CaseGuide exakt so, wie ihn später die Sachbearbeitung sieht — klicken Sie ihn einmal komplett durch: Handlung abhaken, Prüfpunkt beantworten, und beobachten Sie, wie die zweite Sektion erst nach der grünen Antwort erscheint.

Exportieren

Klicken Sie oben auf Export und wählen Sie Nur aktuellen CaseGuide. Sie erhalten eine einzelne Datei, die eigenständig im Browser läuft — bereit für die Ablage in Ihrem SharePoint oder Intranet. Alle Export-Wege und was die fertige Datei kann, erklärt Kapitel 7.

Wie es weitergeht

Damit kennen Sie den Grundzyklus: Sektionen bauen, verbinden, in der Vorschau prüfen, exportieren. Für alles Weitere:

• Kapitel 4 — Elementtypen: alle Bausteine einer Sektion, von der Abzweigung bis zum Formularfeld.
• Kapitel 5 — Der Selektor: ein CaseGuide, der mehrere Fallvarianten abdeckt.
• Kapitel 6 — Der Vermerkgenerator: aus den Eingaben entsteht automatisch der fertige Vermerk.

Der Hub

Der Hub ist die Startseite Ihres Arbeitsbereichs: Alle CaseGuides Ihres Teams liegen hier als Karten — mit Suche, Kategorien und Favoriten. Von hier aus legen Sie neue CaseGuides an, importieren bestehende und pflegen die gemeinsamen Einstellungen.

Der Hub auf einen Blick

Nach der Anmeldung wählen Sie Ihren Arbeitsbereich und landen im Hub. Oben begrüßt Sie der Hero-Bereich mit dem Hub-Titel, einem kleinen Badge daneben und dem Untertitel. Darunter folgen das Suchfeld und die CaseGuide-Karten, gruppiert nach Kategorien. Ganz unten auf der Seite zeigt eine kleine Plakette die Stand-Angabe des Hubs (z. B. „Stand: 06.2026").

Die CaseGuide-Karten

Jede Karte steht für einen CaseGuide. Ein Klick auf die Karte öffnet ihn im Canvas-Editor. Auf der Karte sehen Sie auf einen Blick:

• Titel — der Name des CaseGuides.
• Sachgebiete — farbige Plaketten zur fachlichen Einordnung (z. B. „AsylbLG").
• Untertitel — eine kurze Beschreibung, worum es geht.
• Tags — kleine Schlagwort-Pillen zur Feingliederung.
• „Geändert von … am …" — wer den CaseGuide zuletzt gespeichert hat, mit Datum und Uhrzeit.
• Sperr-Anzeige — bearbeitet eine Kollegin oder ein Kollege den CaseGuide gerade, zeigt die Karte eine gelbe Anzeige mit dem Namen (z. B. „R. Weber bearbeitet"). Mehr dazu unter Speichern und Zusammenarbeit.

Titel, Untertitel, Sachgebiete und Tags pflegen Sie in den CaseGuide-Einstellungen des jeweiligen CaseGuides.

Favoriten

Klicken Sie auf den Stern oben rechts auf einer Karte, um den CaseGuide als Favorit zu markieren. Favoriten erscheinen in einer eigenen Gruppe ★ Favoriten ganz oben im Hub. Ein zweiter Klick auf den Stern entfernt die Markierung.

Kategorien

Kategorien gliedern den Hub in Themenzeilen. Jeder CaseGuide liegt in genau einer Kategorie — zugeordnet wird er in seinen CaseGuide-Einstellungen unter Kategorie. Innerhalb einer Kategorie sind die Karten alphabetisch sortiert. CaseGuides ohne Kategorie sammelt der Hub in der Gruppe Unkategorisiert am Ende. Leere Kategorien werden nicht angezeigt.

Angelegt, umbenannt, gefärbt und sortiert werden Kategorien in den Hub-Einstellungen.

Die Suche

Das große Suchfeld unter dem Hero-Bereich filtert die Karten, während Sie tippen. Durchsucht werden Titel, Untertitel, Sachgebiete und Tags der CaseGuides.

Einen neuen CaseGuide anlegen

1. Karte anklickenKlicken Sie am Ende des Karten-Rasters auf die gestrichelte Karte + Neuer CaseGuide.
2. Grunddaten eintragenDer Canvas-Editor öffnet sich, und das Fenster CaseGuide-Einstellungen liegt bereits offen. Vergeben Sie Titel, Untertitel und Kategorie — einen Titel, den auch fachfremde Kolleginnen und Kollegen sofort verstehen.
3. LoslegenSchließen Sie das Fenster und bauen Sie den Ablauf auf dem Canvas auf — wie das geht, zeigt Kapitel 3.

Einen CaseGuide löschen

Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol unten rechts auf der Karte. Es öffnet sich der Dialog CaseGuide löschen. Der Button Endgültig löschen ist zunächst gesperrt und wird erst nach einem Countdown von zehn Sekunden klickbar — so bleibt Zeit, ein Versehen mit Abbrechen zu stoppen.

Hub-Einstellungen

Das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Leiste (im Modus Bearbeiten) öffnet die Hub-Einstellungen. Sie gelten für den ganzen Arbeitsbereich.

Bereich „Allgemein"

Bereich „Kategorien"

• Anlegen — Klick auf Kategorie hinzufügen erzeugt eine neue Kategorie, die Sie direkt umbenennen.
• Umbenennen — einfach in das Namensfeld der Zeile tippen.
• Farbe wählen — Klick auf den Farbpunkt öffnet die Auswahl mit acht Farben (Teal, Blau, Amber, Lila, Grün, Rot, Grau, Rosa). Die Farbe erscheint als Akzentlinie auf den Karten der Kategorie.
• Sortieren — ziehen Sie die Zeile am Griff-Symbol nach oben oder unten. Die Reihenfolge hier bestimmt die Reihenfolge der Kategorien auf der Hub-Seite.
• Löschen — Klick auf das X am Zeilenende. Die CaseGuides der Kategorie bleiben erhalten und erscheinen dann unter Unkategorisiert.

CaseGuides importieren

Mit dem Button Importieren in der oberen Leiste holen Sie exportierte CaseGuides (.aspx-Dateien) in den Arbeitsbereich — etwa produktiv laufende Leitfäden, die Sie weiterpflegen möchten. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.

1. Dateien wählenKlicken Sie auf Importieren und markieren Sie eine oder mehrere .aspx-Dateien.
2. Übersicht prüfenEin Bestätigungsdialog listet auf, was passiert: Neue CaseGuides stehen unter „Neu hinzufügen". Erkennt der Builder, dass ein CaseGuide im Hub bereits vorhanden ist, erscheint er unter „Bestehende überschreiben". Dateien, die kein gültiger CaseGuide-Export sind, werden übersprungen und aufgeführt.
3. BestätigenErst mit Klick auf Importieren (bzw. Importieren & Überschreiben) wird der Import ausgeführt.

Bearbeiten und Vorschau

In der Mitte der oberen Leiste schalten Sie zwischen Bearbeiten und Vorschau um. Bearbeiten ist die Arbeitsansicht mit allen Verwaltungsfunktionen. Vorschau zeigt die Hub-Seite so, wie Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sie nach dem Export sehen — ein Klick auf eine Karte öffnet dort direkt die Vorschau des jeweiligen CaseGuides.

Hub exportieren

Über Exportieren in der oberen Leiste geben Sie die Hub-Seite zusammen mit allen CaseGuides des Arbeitsbereichs aus — wahlweise In Ordner exportieren oder Als ZIP herunterladen. Alles Weitere zum Export steht in Kapitel 7: Vorschau & Export.

Der Canvas-Editor

Im Canvas-Editor bauen Sie Ihren CaseGuide: Sektionen sind Karten, die Sie frei auf einer großen Arbeitsfläche anordnen, und Verbindungslinien zwischen den Karten legen den Ablauf fest. Dieses Kapitel zeigt den Aufbau des Editors und alle Handgriffe vom Anlegen bis zum Speichern.

Der Editor auf einen Blick

Ein Klick auf eine Karte im Hub öffnet den CaseGuide im Editor. Der Bildschirm gliedert sich in drei Bereiche: die Topbar oben, die Canvas-Fläche als große Arbeitsfläche und das Einstellungspanel, das rechts erscheint, sobald Sie etwas auswählen.

Die Topbar

Das Einstellungspanel

Sobald Sie eine Sektion, ein Element oder den Selektor anklicken, erscheint am rechten Rand das Einstellungspanel als dunkles Glas-Fenster. Es ist immer gleich aufgebaut:

• Fester Kopf — zeigt das Typ-Kürzel, den Typnamen und die Bezeichnung des ausgewählten Objekts (z. B. „Prüfpunkt — Antrag vollständig?").
• Akkordeon-Bereiche — die Einstellungen sind in auf- und zuklappbare Bereiche gegliedert (etwa Inhalt, Optionen oder Grunddaten). Ein kleiner heller Punkt an einem zugeklappten Bereich bedeutet: Hier ist bereits etwas eingestellt.
• Löschen-Button — ganz unten löschen Sie das ausgewählte Objekt, nach einer Sicherheitsabfrage.

Das Panel schließt sich über das X oben rechts, mit Esc oder per Klick auf eine freie Stelle der Canvas-Fläche. Welche Einstellungen es je Elementtyp gibt, zeigt Kapitel 4.

Navigation auf der Canvas-Fläche

• Zoomen — drehen Sie das Mausrad; gezoomt wird zur Position des Mauszeigers.
• Verschieben — halten Sie die rechte oder mittlere Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Fläche.
• Auswählen — mit gedrückter linker Maustaste auf freier Fläche ziehen Sie einen Auswahlrahmen; mit Shift wählen Sie mehrere Sektionen nacheinander aus.
• Zoom-Steuerung — die dunkle Leiste unten links bietet − und +, die aktuelle Prozent-Anzeige, Ansicht zentrieren (alles einpassen, Strg+0) und Zoom auf 100% (Strg+1).
• Minimap — die kleine Übersichtskarte unten rechts zeigt alle Sektionen mit Nummer und Titel. Sie können darin klicken und ziehen, um schnell an eine andere Stelle zu springen.

Sektionen anlegen und bearbeiten

Sektionen sind die Bausteine Ihres CaseGuides — weiße Karten mit dunklem Kopf, Nummer und Titel. Es gibt mehrere Wege, eine neue anzulegen:

1. Button „+ Neue Sektion"Der Teal-Button in der Leiste unten links erzeugt eine leere Sektion in der Mitte des Bildausschnitts.
2. Taste NDasselbe per Tastatur — solange kein Eingabefeld den Fokus hat.
3. Verbindungslinie ins Leere ziehenGreifen Sie einen Verbindungspunkt einer bestehenden Sektion (oder des Start-Knotens) und lassen Sie die Linie auf freier Fläche los: Dort entsteht automatisch eine neue Sektion, bereits verbunden.
4. Strg+DLegt eine neue Sektion leicht versetzt neben der gerade ausgewählten an.

• Verschieben — greifen Sie die Sektion am Griff-Symbol im dunklen Kopf und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle.
• Umbenennen und nummerieren — klicken Sie den Kopf der Sektion an und ändern Sie im Einstellungspanel Titel und Nummer. Neue Sektionen erhalten automatisch eine fortlaufende Nummer.
• Löschen — im Einstellungspanel ganz unten über Sektion löschen, mit Sicherheitsabfrage.

Elemente hinzufügen und sortieren

Den Inhalt einer Sektion bearbeiten Sie direkt auf der Karte. Ein Klick auf + Element am Ende der Sektion öffnet das Element-Menü — eine Liste mit Suchfeld, aus der Sie den Typ wählen: Handlung, Prüfpunkt, Hinweis, Abzweigung, Formularfeld, Text Generator oder Zwischenüberschrift. Alle Typen erklärt Kapitel 4.

• Sortieren — ziehen Sie ein Element mit der Maus an eine andere Position innerhalb der Sektion.
• In andere Sektion verschieben — ziehen Sie das Element einfach auf die Karte der Ziel-Sektion.
• Einstellen — ein Klick auf das Element öffnet rechts sein Einstellungspanel.

Verbindungen

Verbindungslinien legen fest, in welcher Reihenfolge Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die Sektionen später durchlaufen. Der Editor unterscheidet drei Arten, jeweils mit eigener Farbe und Linienform:

1. Verbindung ziehenFahren Sie mit dem Mauszeiger auf einen Verbindungspunkt, bis er aufleuchtet. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste eine Linie zum oberen Verbindungspunkt der Ziel-Sektion und lassen Sie los.
2. Verbindung löschenKlicken Sie die Linie an — sie leuchtet auf — und drücken Sie Entf oder Backspace. Die Sektionen selbst bleiben erhalten.

Anordnen und Ausrichtungslinien

Haben Sie den Überblick verloren, klicken Sie unten links auf Anordnen: Der Builder ordnet alle Sektionen automatisch entlang ihrer Verbindungen — lineare Ketten untereinander, Verzweigungen nebeneinander — und passt danach die Ansicht ein. Das Ergebnis ist ein Vorschlag: Sie können jede Sektion anschließend frei weiterschieben.

Beim Verschieben von Hand helfen Ausrichtungslinien: Sobald eine Kante oder die Mitte Ihrer Sektion mit einer Nachbar-Sektion fluchtet, erscheint eine magentafarbene gestrichelte Hilfslinie — so richten Sie Karten sauber aneinander aus.

Suche im Canvas

Bei großen CaseGuides finden Sie eine Stelle am schnellsten über die Suche: Drücken Sie Strg+F oder klicken Sie unten links auf Suchen. In der Such-Palette tippen Sie Titel, Sektionsnummer oder Text aus einem Element — die Trefferliste füllt sich live. Mit ↑ und ↓ wählen Sie, Enter springt zur Sektion und wählt sie aus, Esc schließt die Suche.

Kopieren und Einfügen

Mit Strg+C und Strg+V — oder den beiden Buttons rechts in der Leiste unten links — kopieren Sie je nach Auswahl eine ganze Sektion, ein einzelnes Element oder (im Vermerk-Modus) einen Baustein:

Die CaseGuide-Einstellungen

Das Zahnrad in der Topbar öffnet das Fenster CaseGuide-Einstellungen mit allen übergreifenden Eigenschaften des geöffneten CaseGuides:

Speichern und Zusammenarbeit

Der Button Speichern in der Topbar sichert den CaseGuide für das ganze Team und zeigt dabei den Status: Speichern… während des Vorgangs, Gespeichert bei Erfolg, Nicht gespeichert bei einem Fehler und Abgebrochen, wenn Sie das Speichern selbst abgebrochen haben. Erst nach dem Speichern sehen Kolleginnen und Kollegen Ihre Änderungen.

Konflikt-Schutz

Vor jedem Speichern prüft der Builder, ob inzwischen jemand anderes eine neuere Version desselben CaseGuides gespeichert hat — etwa in einem zweiten Browserfenster. Ist das der Fall, öffnet sich der Dialog Aktuellere Version vorhanden mit dem genauen Datum der neueren Version:

• Abbrechen — das Speichern wird gestoppt. Ihre Änderungen bleiben im Editor erhalten; nichts geht verloren.
• Trotzdem überschreiben — ersetzt die fremde Version durch Ihren Stand. Der Button ist zehn Sekunden gesperrt, damit die Entscheidung bewusst fällt.

Guide-Sperre

Damit nicht zwei Personen gleichzeitig am selben CaseGuide bauen, sperrt ihn der Builder beim Öffnen: Wer zuerst öffnet, bearbeitet — alle anderen sehen im Hub die Sperr-Anzeige mit dem Namen und erhalten beim Öffnungsversuch einen Hinweis. Die Sperre erneuert sich während der Arbeit automatisch und wird beim Verlassen des Editors sofort freigegeben. Bricht der Browser ab, löst sich die Sperre nach wenigen Minuten von selbst. Administratorinnen und Administratoren können eine hängende Sperre außerdem manuell aufheben — dabei warnt der Builder, dass die sperrende Person ungespeicherte Änderungen verlieren könnte.

Die wichtigsten Tastenkürzel

Die vollständige Übersicht aller Tastenkürzel finden Sie in der Referenz.

Elementtypen

Elemente sind der Inhalt jeder Sektion: Arbeitsanweisungen, Prüffragen, Hinweise, Eingabefelder. Dieses Kapitel stellt alle Typen vor — mit den Einstellungen, die Sie im Einstellungspanel dafür finden.

Die Elemente im Überblick

Ein neues Element fügen Sie hinzu, indem Sie in einer Sektion auf + Element klicken. Es öffnet sich ein Menü mit allen Typen und einem Suchfeld — tippen Sie los, um die Liste zu filtern. Ein Klick auf ein vorhandenes Element öffnet rechts sein Einstellungspanel.

Handlung

Prüfpunkt

Hinweis

Abzweigung

Die Optionssperre

Manche Kombinationen dürfen nicht zusammen vorkommen: Wer in der Abzweigung den Pfad „Analogleistungen" wählt, darf beim Prüfpunkt derselben Sektion nicht gleichzeitig „Grundleistungen bewilligen" anklicken. Genau dafür gibt es die Optionssperre — eine Einstellung pro Pfad.

1. Pfad öffnenKlicken Sie in der Pfad-Liste der Abzweigung auf den gewünschten Pfad.
2. Sperre aktivierenÖffnen Sie das Akkordeon Prüfpunkt-Option sperren und schalten Sie Sperre aktiv ein.
3. Ziel wählenWählen Sie unter Prüfpunkt und Gesperrte Option, welche Option betroffen ist. Zur Auswahl stehen nur Prüfpunkte derselben Sektion.

Im CaseGuide gilt dann: Solange der Pfad ausgewählt ist, wird die gesperrte Option ausgegraut und ist nicht anklickbar — beim Überfahren erscheint der Tooltip Durch die getroffene Auswahl nicht verfügbar. War die Option bereits gewählt, wird sie beim Anwählen des Pfads automatisch abgewählt, und der davon abhängige Ablauf wird zurückgesetzt. In der Pfad-Übersicht erkennen Sie eine aktive Sperre am Etikett Sperre.

Formularfeld

Formulargruppen

Manche Angaben fallen mehrfach an — etwa Name und Geburtsdatum pro Person in einem Haushalt. Dafür gibt es Formulargruppen: eine wiederholbare Gruppe von Formularfeldern. Im CaseGuide erscheint unter der Gruppe ein Hinzufügen-Button, mit dem Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter beliebig viele Einträge anlegen; die Einträge werden automatisch nummeriert (z. B. 2.1, 2.2).

1. Gruppe anlegenÖffnen Sie die CaseGuide-Einstellungen und legen Sie unter Formulargruppen eine Gruppe an — mit Gruppenname und der Beschriftung des Hinzufügen-Knopfs (z. B. „Weitere Person hinzufügen").
2. Felder zuordnenÖffnen Sie das jeweilige Formularfeld und wählen Sie im Akkordeon Verknüpfung unter Formulargruppe die Gruppe aus. Alle zugeordneten Felder bilden zusammen eine wiederholbare Karte.
3. Optional gliedernAuch eine Zwischenüberschrift lässt sich der Gruppe zuordnen — sie gliedert dann jede wiederholte Karte.

Verknüpfte Dropdowns

Ein Dropdown kann seine Auswahlliste dynamisch aus einer Formulargruppe beziehen: Trägt jemand drei Personen in die Gruppe ein, bietet das Dropdown genau diese drei Personen zur Auswahl an. So fragen Sie später im CaseGuide z. B. „Für welche Person gilt diese Entscheidung?" — ohne die Namen doppelt zu erfassen.

1. Verknüpfung setzenWählen Sie im Akkordeon Verknüpfung des Dropdowns die Verknüpfte Formulargruppe.
2. Anzeige wählenLegen Sie unter Angezeigte Variable fest, welches Feld der Gruppe als Beschriftung dient — oder wählen Sie Nummerierung (1.1, 1.2, …).
3. Feste Einträge ergänzenIm Akkordeon Auswahl-Optionen können Sie zusätzlich Vordefinierte Optionen anlegen — feste Auswahlmöglichkeiten neben den dynamischen Einträgen, etwa „Für alle".

Text Generator

Zwischenüberschrift

Tags & KIRA

Zwei Werkzeuge stehen an mehreren Elementtypen zur Verfügung und werden deshalb hier gemeinsam erklärt.

Tags

Tags sind kleine farbige Schlagworte an Handlungen, Prüfpunkten und den Schritten einer Abzweigung — etwa für das benutzte Fachverfahren oder Postfach. Im Akkordeon Tags & KIRA weisen Sie Tags per Klick zu und wieder ab. Über den +-Knopf legen Sie eigene Tags an: Name eintippen, eine von acht Farben wählen, Hinzufügen. Tag-Definitionen gelten für den ganzen CaseGuide; das kleine × an einem Tag löscht die Definition überall.

KIRA

KIRA ist die KI-Assistenz im CaseGuide. Ist sie in den CaseGuide-Einstellungen unter Funktionen mit KIRA-Integration eingeschaltet, können Sie sie pro Element aktivieren: Schalter KIRA aktivieren umlegen und einen eigenen Prompt hinterlegen — die Fachfrage, die KIRA beantworten soll. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter übergeben die Frage dann im CaseGuide per Klick direkt an KIRA. Verfügbar an Handlungen, Prüfpunkten, Hinweisen, Dropdown- und Checkbox-Formularfeldern, den Schritten einer Abzweigung sowie an der Sektion selbst.

Der Selektor

Mit dem Selektor deckt ein einziger CaseGuide mehrere Fallvarianten ab: Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter wählen am Anfang die Punkte aus, die auf ihren Fall zutreffen — nur diese Arbeitsschritte werden dann durchlaufen.

Ohne Selektor müssten Sie für jede Variante einen eigenen CaseGuide pflegen — fünf Dateien für fünf Fallarten, jede Änderung fünffach. Mit dem Selektor bauen Sie einen CaseGuide, dessen Sektionen je nach Auswahl aktiviert werden.

Selektor aktivieren

1. Einstellungen öffnenKlicken Sie in der Topbar auf das Zahnrad-Symbol, um die CaseGuide-Einstellungen zu öffnen.
2. Einstieg umstellenWählen Sie im Bereich Einstieg bei Wie beginnt der CaseGuide? die Option Selektor — Arbeitsschritte wählen.
3. Selektor-Knoten nutzenAuf dem Canvas erscheint der Selektor-Knoten. Ein Klick darauf öffnet sein Einstellungspanel.

Spalten und Blöcke

Der Selektor besteht aus Spalten mit jeweils mehreren Blöcken. Eine Spalte hat eine Überschrift und eine Farbe und steht für eine Fallart; jeder Block darin ist ein wählbarer Arbeitsschritt. Damit ein Block wirkt, binden Sie ihn an seine Einstiegs-Sektion: Ziehen Sie eine Linie vom grauen Verbindungspunkt unter dem Block auf die Sektion, mit der dieser Arbeitsschritt beginnt. Alle Folge-Sektionen, die von dort per Verbindung erreichbar sind, gehören automatisch dazu.

Spalten und Blöcke verwalten

Ein Klick auf den Selektor-Knoten öffnet das Einstellungspanel Arbeitsschritte-Auswahl. Die Übersicht zeigt alle Spalten; mit Spalte hinzufügen legen Sie neue an, ein Klick auf eine Spalte öffnet ihre Detailansicht. Dort stellen Sie ein:

• Überschrift — der Titel der Spalte, wie er im CaseGuide erscheint.
• Farbe — eine von sieben Farben (Teal, Blau, Amber, Rot, Lila, Grau, Grün) als visueller Anker der Spalte.
• Blöcke — Bezeichnung eintippen, mit Block hinzufügen ergänzen. Unter jedem Block zeigen kleine Etiketten, an welche Sektionen er gebunden ist.

Die Reihenfolge der Blöcke ändern Sie per Ziehen am Griff links neben dem Block — sie bestimmt die Bearbeitungs-Reihenfolge: Wählt jemand mehrere Blöcke, werden sie in genau dieser Reihenfolge nacheinander abgearbeitet, nicht in der Klick-Reihenfolge. Die Verbindung zur Sektion ziehen Sie immer auf dem Canvas.

So läuft es im CaseGuide ab

1. Auswahl treffenVor der ersten Sektion erscheint die Karte Optionen wählen mit allen Spalten nebeneinander. Innerhalb einer Spalte sind beliebig viele Blöcke wählbar.
2. Spalten-Lock beachtenEs können nur Blöcke einer Spalte gleichzeitig gewählt sein. Wer einen Block aus einer anderen Spalte anklickt, leert damit automatisch die bisherige Auswahl.
3. StartenMit Ausgewählte Optionen starten beginnt die Bearbeitung. Ab jetzt ist die Auswahl fest — die Kästchen sind ausgegraut, bis Zurücksetzen gedrückt wird.
4. Nacheinander abarbeitenZuerst öffnet sich die Einstiegs-Sektion des ersten gewählten Blocks. Ist ein Block komplett erledigt, klappt automatisch der nächste gewählte Block auf. Nach dem letzten Block ist die Bearbeitung abgeschlossen.

Der Vermerkgenerator

Am Ende jeder Bearbeitung erzeugt der CaseGuide automatisch einen fertigen Vermerk-Fließtext. Sie legen dafür einmalig Bausteine an — kleine Textkarten mit Bedingungen, die entscheiden, welche Sätze im konkreten Fall erscheinen. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter kopieren den fertigen Text oder erzeugen daraus ein PDF.

Die Grundidee: Bausteine statt Freitext

Ein Vermerk dokumentiert, was geprüft wurde, wie es bewertet wurde und wie entschieden wurde. Ohne Vermerkgenerator schreibt jede Sachbearbeiterin und jeder Sachbearbeiter diesen Text von Hand — mit allen Unterschieden in Umfang, Formulierung und Vollständigkeit, die das mit sich bringt.

Der Vermerkgenerator dreht das um: Sie formulieren die Sätze einmal, als sogenannte Bausteine. Jeder Baustein besteht aus drei Dingen:

• Ein Fließtext — ein oder mehrere Sätze, gern mit Platzhaltern in geschweiften Klammern wie {Antragsdatum}, die zur Laufzeit durch die tatsächlich eingegebenen Werte ersetzt werden.
• Eine oder mehrere Bedingungen — sie legen fest, wann der Satz im Vermerk erscheint: immer, nur bei angehakter Checkbox, nur bei einer bestimmten Prüfpunkt-Option und so weiter.
• Eine Überschrift — die Stelle im Vermerk, unter der der Satz einsortiert wird (etwa „I. Sachverhalt").

Während der Bearbeitung im fertigen CaseGuide sammelt sich so aus den Antworten, Feldern und Entscheidungen automatisch ein vollständiger, einheitlich formulierter Vermerk zusammen. Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter muss nichts mehr formulieren — nur noch prüfen, kopieren oder als PDF ausgeben.

Den Vermerkgenerator schalten Sie pro CaseGuide ein: In den CaseGuide-Einstellungen finden Sie unter Funktionen den Schalter Vermerkgenerator („Erzeugt am Ende der Bearbeitung den Vermerk aus Textbausteinen.").

Der Vermerk-Modus: drei Bereiche, ein Zusammenhang

Bearbeitet werden Bausteine im Vermerk-Modus — dem dritten Modus in der Topbar. Klicken Sie oben in der Mitte auf Vermerk, neben Bearbeiten und Vorschau. Das gesamte Fenster wechselt die Ansicht; zurück kommen Sie jederzeit über die beiden anderen Schaltflächen. Position und Zoom des Canvas bleiben beim Moduswechsel erhalten.

Der Vermerk-Modus besteht aus drei Bereichen, die zusammenarbeiten:

• Links der Canvas — Ihr CaseGuide als Landkarte, nur lesend. Er dient als Orientierung und als Filter-Werkzeug.
• In der Mitte die Bausteine-Liste — alle Bausteine, gruppiert unter ihren Überschriften. Hier schreiben, bedingen und sortieren Sie.
• Rechts die Live-Vorschau — das Vermerk-Papier. Es zeigt in Echtzeit, wie der fertige Vermerk aussieht. Titel und Dienststelle sind direkt auf dem Papier editierbar.

Der Canvas als Filter

Die drei Bereiche sind miteinander verknüpft. Klicken Sie im Canvas auf eine Sektion, ein Element, eine Prüfpunkt-Option oder einen Abzweigungs-Pfad, erscheint oben über dem Canvas die Leiste Filter aktiv: Bausteine, die nicht zu der angeklickten Stelle gehören, werden in der Liste und in der Vorschau abgedunkelt — die passenden bleiben hell, und beide Spalten scrollen automatisch zum ersten Treffer. So sehen Sie auf einen Blick, welche Sätze eine bestimmte Stelle des CaseGuides auslöst — und wo noch etwas fehlt.

Den Filter heben Sie über die Schaltfläche aufheben in der Leiste auf, oder Sie klicken auf eine freie Stelle im Canvas. Auch die Gegenrichtung funktioniert: Ein Klick auf eine Baustein-Karte oder einen Absatz in der Vorschau schwenkt den Canvas zur auslösenden Sektion. Beim Überfahren mit der Maus leuchten die jeweils zusammengehörigen Gegenstücke in allen drei Bereichen cyan auf.

Bausteine per Ziehen aus dem Canvas anlegen

Im Vermerk-Modus tragen Handlungen, Formularfelder mit Variable, Prüfpunkt-Optionen und Abzweigungs-Pfade im Canvas einen kleinen blauen Griff (In den Vermerk ziehen). Damit legen Sie Bausteine an, ohne die Bedingung von Hand zu setzen:

1. Griff greifenFassen Sie den blauen Griff am gewünschten Element im Canvas mit gedrückter Maustaste.
2. Nach rechts ziehenAm unteren Rand der Bausteine-Spalte erscheint eine Ablage-Leiste mit allen Überschriften des Vermerks.
3. Auf einer Überschrift ablegenDer neue Baustein wird dort angelegt — mit dem Element-Text als Startsatz und der passenden Bedingung: Ein Formularfeld erzeugt wenn Feld ausgefüllt, eine Weiter-Option wenn Prüfoption gewählt, eine Beenden-Option wenn Exit-Gate gewählt, ein Pfad wenn Abzweigungs-Pfad.
4. Satz ausformulierenPassen Sie den Text in der neuen Karte an — der Startsatz ist nur ein Platzhalter.

Vermerkvorlagen: ein Tab, mehrere Tabs

Alle Bausteine und Überschriften zusammen bilden eine Vermerkvorlage. Wie viele Vorlagen Ihr CaseGuide hat, hängt von seinem Aufbau ab — die Tab-Leiste oben im Vermerk-Modus zeigt es:

• Kein Selektor oder eine Spalte: genau eine Vermerkvorlage, der Tab heißt Vermerk. Gibt es sonst keine weiteren Tabs, wird die Leiste gar nicht erst angezeigt.
• Selektor mit zwei oder mehr Spalten: pro Spalte eine eigene Vermerkvorlage mit eigenem Tab in der Form Vermerk (Spalten-Überschrift). Einen zusätzlichen spaltenübergreifenden Vermerk gibt es dann nicht — welche Vorlage im fertigen CaseGuide den Vermerk bildet, entscheidet die Spalte, die bei der Bearbeitung gewählt wurde.
• Je Text Generator-Element ein weiterer Tab — beschriftet mit dem Titel des Elements. Text Generatoren funktionieren wie ein kleiner Vermerk innerhalb einer Sektion: gleiche Baustein-Karten, gleiche Bedingungen, gleiche Schleifen — aber ohne Überschriften und ohne Vermerk-Kopf, nur als flache Liste mit einfacher Vorschau.

Überschriften: die Gliederung des Vermerks

Jede Vermerkvorlage gliedert sich in Überschriften, unter denen die Bausteine gesammelt werden. Drei sind von Anfang an vorhanden und entsprechen dem klassischen Aufbau eines Bearbeitungsvermerks:

• I. Sachverhalt — was ist die Ausgangslage, welche Angaben liegen vor.
• II. Bewertung — die fachliche und rechtliche Würdigung.
• III. Entscheidung — Ergebnis und Tenor.

Die Gliederung passen Sie frei an:

1. UmbenennenKlicken Sie auf den Titel einer Überschrift in der Bausteine-Liste — er wird zum Eingabefeld. Enter übernimmt den neuen Namen.
2. HinzufügenKlicken Sie am Ende der Liste auf + Überschrift hinzufügen und vergeben Sie direkt einen Namen.
3. LöschenDer ×-Button rechts neben dem Titel entfernt die Überschrift. Enthält sie noch Bausteine, fragt der Builder nach — beim Bestätigen werden Überschrift und Bausteine gemeinsam gelöscht.
4. Bausteine sortierenJede Karte hat links einen Anfasser. Ziehen Sie Karten damit in eine andere Reihenfolge — auch über Überschriften hinweg: Die Karte wird dann automatisch der neuen Überschrift zugeordnet.

Die Baustein-Karte im Detail

Jede Karte in der Bausteine-Liste ist ein eigenständiger Satz, der für sich selbst entscheidet, ob er im Vermerk erscheint. So ist eine Karte aufgebaut:

• Textfeld: Hier steht der Satz. Das Feld wächst beim Tippen automatisch mit. Platzhalter schreiben Sie als {Variablenname} — oder Sie fügen sie über den Button ein.
• { + } Variable einfügen: Öffnet den Variablen-Picker (siehe Variablen). Die gewählte Variable landet an der Cursor-Position im Text.
• Bedingungszeile: Beginnt mit dem Chip Zeige und legt fest, wann der Satz erscheint. Über den +-Button hängen Sie weitere Bedingungen an, verbunden mit UND/ODER (siehe Bedingungen).
• Schleifen-Zeile: Erscheint, sobald der CaseGuide Formulargruppen oder Mehrfachauswahl-Felder enthält. Standard ist — nicht wiederholen —; alternativ wird der Baustein pro Eintrag wiederholt (siehe Schleifen).
• Kopieren: Legt den Baustein in die Zwischenablage des Builders. Mit Strg + V fügen Sie ihn an anderer Stelle wieder ein — auch in einer anderen Vermerkvorlage oder einem Text Generator.
• Löschen (×): Entfernt den Baustein nach einer Sicherheitsabfrage endgültig.

Neue Karten legen Sie über + Baustein rechts neben der jeweiligen Überschrift an — oder per Ziehen aus dem Canvas.

Bedingungen: die zehn Typen

Jeder Baustein hat mindestens eine Bedingung. Sie wählen den Typ im Dropdown der Bedingungszeile — je nach Typ erscheinen daneben weitere Auswahlfelder für die betroffene Variable, Option oder den Pfad. Alle zehn Typen im Überblick, jeweils mit einem Beispiel aus der Verwaltungspraxis:

Mehrere Bedingungen mit UND und ODER verknüpfen

Reicht eine Bedingung nicht, klicken Sie am Ende der Bedingungszeile auf +. Unter der bestehenden erscheint eine zweite Zeile, dazwischen ein klickbarer Verbinder-Chip: Ein Klick schaltet zwischen UND und ODER um. Drei und mehr Bedingungen sind ebenso möglich; eine Zeile entfernen Sie mit dem × daneben — die erste Bedingung bleibt immer stehen.

Lässt sich eine Regel mit UND/ODER nicht sauber ausdrücken, ist der einfachste Weg fast immer: zwei Bausteine mit demselben Text und unterschiedlichen Bedingungen anlegen. Trifft nur einer zu, steht der Satz genau einmal im Vermerk.

Schleifen: ein Satz pro Eintrag

Manche Sätze müssen sich wiederholen — einmal pro Person, einmal pro Einkommensquelle. Dafür gibt es auf der Karte die Schleifen-Zeile.

Pro Eintrag einer Formulargruppe

Enthält Ihr CaseGuide eine Formulargruppe (etwa „Haushaltsmitglieder"), wählen Sie in der Schleifen-Zeile pro Haushaltsmitglieder. Der Baustein wird dann im fertigen Vermerk einmal pro erfasstem Eintrag ausgegeben, und die Variablen der Gruppe beziehen sich jeweils auf genau diesen Eintrag. Beispiel:

Die Bedingung der Karte wird dabei für jeden Eintrag einzeln geprüft. So erzeugen Sie zum Beispiel mit wenn Checkbox angehakt nur für die Einträge einen Satz, bei denen der Haken gesetzt wurde.

Pro gewähltem Wert eines Mehrfachauswahl-Feldes

Die zweite Schleifenart dreht die Blickrichtung um: In der Schleifen-Zeile finden Sie unter „Mehrfachauswahl-Felder" Einträge wie pro Leistungsbestandteil. Der Baustein wird dann einmal pro gewähltem Wert dieses Feldes ausgegeben. Liegt das Feld in einer Formulargruppe, werden die übrigen Angaben aller Einträge, die diesen Wert enthalten, zusammengefasst — so schreiben Sie etwa „pro Leistungsbestandteil die Namen aller Personen, die ihn erhalten" in eine Zeile.

Variablen: Werte aus dem Fall in den Text holen

Variablen sind die Platzhalter in geschweiften Klammern. Jedes Formularfeld mit dem Panel-Eintrag Variable für den Vermerk steht automatisch als Variable bereit. In der Live-Vorschau erscheinen noch nicht gefüllte Variablen als [Variablenname] in eckigen Klammern — so sehen Sie, wo später der echte Wert eingesetzt wird.

Der Variablen-Picker

Der Button { + } Variable einfügen auf der Karte öffnet ein kleines Auswahlfenster:

• Suchfeld ganz oben (Suche Variable…) — filtert nach Name und Beschriftung, während Sie tippen.
• Kategorie „System" — eingebaute Variablen, die jeder CaseGuide kennt (siehe Tabelle unten).
• Kategorie „Global" — alle Variablen aus Formularfeldern, die zu keiner Formulargruppe gehören.
• Eine Kategorie je Formulargruppe (beschriftet „pro Gruppenname") — deren Variablen beziehen sich in Schleifen-Bausteinen auf den jeweiligen Eintrag.

Ein Klick auf einen Eintrag fügt die Variable an der Cursor-Position ins Textfeld ein. Steht der Cursor gerade nicht im Text, wird sie ans Ende angehängt.

Systemvariablen

Beleg- und Ergänzungsfelder

Zwei Feld-Zusätze erzeugen automatisch eigene Variablen:

• Belegfeld einer Checkbox: Hat eine Checkbox ein Belegfeld, steht dessen Inhalt als {Variablenname_beleg} bereit — im Picker als „… — Beleg" beschriftet. Typischer Baustein: „Beleg: {Nachweis_beleg}" mit der Bedingung wenn Feld ausgefüllt auf ebendiese Beleg-Variable.
• Ergänzungsfeld eines Dropdowns: Der Freitext, den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter ergänzend zur Dropdown-Auswahl eintragen, ist als {Variablenname_erg} nutzbar — im Picker mit der von Ihnen vergebenen Ergänzungs-Beschriftung.

Automatisch erzeugen: das Grundgerüst in Sekunden

Sie müssen nicht bei null anfangen. Die Schaltfläche Aus Schema erzeugen oben in der Bausteine-Liste liest den Aufbau Ihres CaseGuides und erzeugt daraus ein Grundgerüst von Bausteinen mit bereits passend gesetzten Bedingungen:

Die erzeugten Sätze sind bewusst nüchterne Rohlinge: Formulieren Sie sie anschließend aus, löschen Sie Überflüssiges und schärfen Sie Bedingungen nach. Enthält die Liste bereits Bausteine, fragt der Builder vor dem Erzeugen nach — die vorhandenen Bausteine werden dabei ersetzt.

Die Schaltfläche Leeren daneben entfernt alle Bausteine der aktuellen Vermerkvorlage. Ein Bestätigungsdialog schützt vor dem Versehen: Die Schaltfläche Endgültig leeren wird erst nach zehn Sekunden aktiv. Die Überschriften bleiben dabei erhalten; die Aktion lässt sich nicht rückgängig machen.

Die Live-Vorschau: das Vermerk-Papier

Rechts sehen Sie den Vermerk so, wie er später aussieht: weißes Papier, oben der Titel (Vorgabe „Interner Bearbeitungsvermerk") und darunter eine Kopftabelle mit Betroffener Person, Bearbeitung, Datum und Dienststelle. Titel und Dienststelle sind direkt auf dem Papier editierbar — die Dienststelle wird bei leerem Feld automatisch aus den Hub-Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs übernommen. Die übrigen Kopfangaben füllt der fertige CaseGuide bei der Bearbeitung.

Empfohlener Arbeitsablauf

1. Erst die Struktur, dann der VermerkBauen Sie den CaseGuide zuerst fertig: Sektionen, Formularfelder mit Variablen, Prüfpunkte, Abzweigungen, gegebenenfalls den Selektor. Jede spätere Umbenennung von Variablen bedeutet Nacharbeit in den Bausteinen.
2. Grundgerüst erzeugenWechseln Sie in den Vermerk-Modus und klicken Sie Aus Schema erzeugen.
3. Sätze ausformulierenMachen Sie aus den Rohlingen fachlich saubere, vollständige Sätze. Löschen Sie Karten, die im Vermerk nichts verloren haben.
4. Bedingungen schärfenPrüfen Sie besonders die automatisch gesetzten wenn Feld ausgefüllt-Bedingungen — oft ist eigentlich eine Prüfoption oder ein Dropdown-Wert der richtige Auslöser.
5. Mit dem Canvas-Filter kontrollierenKlicken Sie die wichtigsten Stellen des CaseGuides durch: Löst jede Option die richtigen Sätze aus? Fehlt irgendwo ein Gegenstück für den Nein-Fall?
6. Probelauf in der VorschauSpielen Sie den CaseGuide in der Vorschau mit einem realistischen (anonymisierten) Fall durch und lesen Sie den erzeugten Vermerk einmal komplett.

Vorschau & Export

In der Vorschau erleben Sie Ihren CaseGuide genau so, wie ihn Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter später sehen. Der Export macht daraus eine einzelne Datei, die eigenständig im Browser oder in SharePoint läuft — ohne weitere Technik dahinter.

Die Vorschau im Editor

Über den Umschalter in der Kopfleiste wechseln Sie jederzeit zwischen Bearbeiten und Vorschau. Die Vorschau zeigt keine Annäherung, sondern die originalgetreue Endform Ihres CaseGuide — mit demselben Verhalten wie im fertigen Export.

In der Vorschau können Sie alles ausprobieren:

• Handlungen abhaken und Formularfelder ausfüllen
• Sektionen der Reihe nach durchlaufen, Prüfpunkt-Optionen wählen, Pfade einer Abzweigung durchspielen
• den Fortschrittsbalken und die Pfad-Übersicht rechts beobachten
• am Ende den Vermerk erzeugen
• über Zurücksetzen den Durchlauf löschen und erneut testen

Auch der Hub hat eine Vorschau: Wechseln Sie im Hub oben auf Vorschau, sehen Sie die Startseite so, wie sie später aussieht. Ein Klick auf eine Kachel öffnet direkt die Vorschau des jeweiligen CaseGuide.

Was beim Export entsteht

Der Export erzeugt eine einzelne .aspx-Datei je CaseGuide. Diese Datei ist vollständig eigenständig:

• Sie läuft direkt im Browser und in SharePoint — ein Doppelklick oder das Ablegen in einer SharePoint-Bibliothek genügt.
• Sie braucht keine Internetverbindung: Alle Schriften und Icons sind in der Datei eingebettet, es werden keine Inhalte von externen Servern geladen — die Datei funktioniert auch komplett offline.
• Sie trägt ihren eigenen Bauplan in sich und lässt sich später wieder in den Builder importieren.

So arbeitet die Sachbearbeitung mit dem fertigen CaseGuide

Der exportierte CaseGuide führt durch den Fall: Sektionen erscheinen nacheinander, sobald die vorherige abgeschlossen ist. Oben zeigt ein Fortschrittsbalken den Stand der Bearbeitung, rechts fasst eine schmale Pfad-Übersicht alle Stationen des gewählten Wegs zusammen — mit einem kleinen Ring je Sektion, der sich mit jedem erledigten Schritt füllt.

Am Ende erscheint der Abschluss-Bereich Bearbeitung abgeschlossen — Vermerk erstellen. Solange noch Schritte offen sind, führt dort der Button Zum Unerledigten springen direkt zur nächsten unerledigten Stelle. Sind alle Schritte erledigt, erzeugt Vermerk als PDF erstellen den fertigen Vermerk über den Druckdialog des Browsers — dort lässt er sich als PDF speichern oder direkt drucken. Text-Generator-Elemente bieten zusätzlich In Zwischenablage kopieren, um den erzeugten Text in andere Programme zu übernehmen.

Bearbeitungsstand speichern und laden

Zieht sich ein Fall über mehrere Tage, kann die Sachbearbeitung ihren Zwischenstand als Datei sichern und später weitermachen. Diese Funktion aktivieren Sie pro CaseGuide: Öffnen Sie die CaseGuide-Einstellungen (Zahnrad in der Kopfleiste) und schalten Sie unter Funktionen den Schalter Bearbeitungsstand speichern ein.

Ist die Funktion aktiv, zeigt der exportierte CaseGuide oben zwei zusätzliche Buttons:

• Speichern legt den aktuellen Stand als .cgstand-Datei ab — mit allen abgehakten Schritten, beantworteten Prüfpunkten, ausgefüllten Feldern und der Selektor-Auswahl.
• Laden spielt eine zuvor gesicherte Datei wieder ein; die Bearbeitung steht danach genau dort, wo sie unterbrochen wurde.

Export-Wege im Editor

Der Button Exportieren in der Kopfleiste öffnet ein Menü mit drei Wegen:

Im Hub finden Sie denselben Exportieren-Button mit den beiden Gesamtexport-Varianten.

Exportierte CaseGuides importieren

Jede exportierte .aspx-Datei lässt sich zurück in den Builder holen — etwa um einen CaseGuide aus einem anderen Arbeitsbereich zu übernehmen oder eine ältere Fassung wiederherzustellen.

1. Import startenKlicken Sie im Hub auf Importieren.
2. Dateien wählenWählen Sie eine oder mehrere .aspx-Dateien aus — der Builder liest den eingebetteten Bauplan mit allen Sektionen, Elementen, Bausteinen und Einstellungen.
3. Übersicht prüfenEin Dialog zeigt, was passiert: Neue CaseGuides werden hinzugefügt. Liegt ein CaseGuide bereits im Hub, warnt der Dialog, dass die bestehende Version beim Import unwiderruflich überschrieben wird.
4. BestätigenNach Importieren erscheinen die CaseGuides im Hub und können sofort bearbeitet werden.

Die Updates-Übersicht

Das Listen-Symbol Updates in der Kopfleiste öffnet die Änderungshistorie des Builders: Was hat sich zuletzt geändert, welche Funktionen sind hinzugekommen. Über das Suchfeld Updates durchsuchen... filtern Sie die Einträge nach Stichworten — praktisch, wenn Sie wissen möchten, ob sich an einer bestimmten Funktion etwas getan hat.

Benutzer & Arbeitsbereiche

Jede Person arbeitet mit einem eigenen Benutzerkonto, jedes Team mit einem eigenen Arbeitsbereich. Dieses Kapitel zeigt, wie Sie sich anmelden, Ihr Konto pflegen und — als Admin — Benutzer und Arbeitsbereiche Ihrer Organisation verwalten.

Anmeldung

1. Builder öffnenRufen Sie die Adresse des Builders in Ihrem Browser auf.
2. AnmeldenGeben Sie Benutzername und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung.
3. Arbeitsbereich wählenSie sehen die Arbeitsbereiche Ihrer Organisation. Ein Klick öffnet den zugehörigen Hub.

Wurde Ihr Konto neu angelegt oder Ihr Passwort zurückgesetzt, fordert der Builder Sie direkt nach der ersten Anmeldung auf, ein eigenes Passwort festzulegen. Erst danach geht es weiter.

Mein Konto

Das Personen-Symbol in der Kopfleiste öffnet Mein Konto. Dort sehen Sie Ihren Anzeigenamen und Ihren Benutzernamen und ändern über Passwort ändern Ihr eigenes Passwort — neues Passwort eingeben, bestätigen, fertig. Über Abmelden ganz rechts in der Kopfleiste beenden Sie Ihre Sitzung.

Die zwei Rollen

In Ihrer Organisation gibt es zwei Rollen:

Arbeitsbereiche

Ein Arbeitsbereich bündelt einen Hub mit seinen CaseGuides. Sinnvoll ist ein Arbeitsbereich je Team oder Sachgebiet: Jedes Team pflegt seine eigene Startseite mit eigenen Kategorien, ohne den anderen in die Quere zu kommen.

• Wechseln: Über das Auswahlmenü in der Kopfleiste springen Sie jederzeit in einen anderen Arbeitsbereich. Der Pfeil ganz links führt zurück zur Übersicht aller Arbeitsbereiche.
• Anlegen und umbenennen: In der Übersicht legt ein Admin über Neuer Arbeitsbereich einen neuen an; das Stift-Symbol benennt einen bestehenden um.
• Löschen: Das Papierkorb-Symbol löscht einen Arbeitsbereich — mitsamt allen CaseGuides darin. Der Bestätigungsdialog hält den Button Endgültig löschen deshalb zehn Sekunden lang gesperrt.

Benutzer verwalten (nur Admin)

Als Admin öffnet das Personen-Symbol in der Kopfleiste die Ansicht Benutzer verwalten mit allen Konten Ihrer Organisation.

1. Benutzer anlegenKlicken Sie auf + Benutzer anlegen und füllen Sie die Felder Anzeigename, Benutzername, Initialpasswort und Rolle aus. Das Initialpasswort muss die Passwort-Anforderungen erfüllen.
2. Zugangsdaten übermittelnTeilen Sie Benutzername und Initialpasswort auf sicherem Weg mit. Beim ersten Anmelden legt die Person ein eigenes Passwort fest.
3. PflegenIn der Benutzerliste ändern Sie Anzeigename, Benutzername und Rolle direkt am jeweiligen Eintrag. Über PW setzen Sie ein neues Passwort, wenn jemand seines vergessen hat.
4. LöschenDas × am Eintrag entfernt ein Konto endgültig. Auch hier schützt ein Bestätigungsdialog mit Zehn-Sekunden-Countdown vor dem versehentlichen Klick.

Ihre Sitzung

Nach längerer Inaktivität meldet der Builder Sie automatisch ab — auf geteilten Rechnern bleibt so kein offenes Konto zurück. Zwei Sicherheitsnetze sorgen dafür, dass dabei nie Arbeit verloren geht:

• Sind noch ungespeicherte Änderungen offen, bleibt die Sitzung bestehen — die automatische Abmeldung greift erst, wenn alles gesichert ist.
• Läuft die Anmeldung mitten in der Arbeit ab, erscheint das Fenster Sitzung abgelaufen direkt im Editor. Passwort eingeben, weiterarbeiten — alle ungespeicherten Änderungen bleiben erhalten, nichts wird neu geladen.

Tipps & Best Practices

Empfehlungen aus der Praxis — für CaseGuides, die bei Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern gut ankommen und sich über Jahre pflegen lassen.

Struktur & Aufbau

• Sektionen klein halten. Drei bis sieben Elemente pro Sektion sind ein guter Richtwert. Wird es mehr, teilen Sie auf — das Lesebild bleibt ruhig, der Fortschrittsbalken aussagekräftig und der Canvas übersichtlich.
• Sprechende Titel vergeben. Benennen Sie Sektionen und CaseGuides so, dass auch fachfremde Kolleginnen und Kollegen sofort verstehen, worum es geht: „Einkommen prüfen" statt „Prüfung II".
• Prüfpunkt oder Abzweigung — bewusst wählen. Ein Prüfpunkt ist eine Entscheidung mit genau einem Ergebnis: Eine Option wird gewählt, der weitere Weg ergibt sich daraus. Eine Abzweigung bildet parallele Konstellationen ab, bei denen mehrere Pfade gleichzeitig zutreffen können — etwa mehrere Einkommensarten in einem Fall.
• Selektor statt Kopien. Bevor Sie drei fast gleiche CaseGuides pflegen, bauen Sie einen mit Selektor: Die Sachbearbeitung wählt am Anfang die zutreffende Fallkonstellation, und Sie pflegen gemeinsame Sektionen nur an einer Stelle.
• Optionssperre gegen Widersprüche. Kann eine Angabe in einem Abzweigungs-Pfad einer Prüfpunkt-Option derselben Sektion logisch widersprechen, aktivieren Sie am Pfad die Optionssperre — die widersprüchliche Option ist dann nicht mehr wählbar, solange der Pfad ausgewählt ist.
• Hinweise gezielt einsetzen. Ein Hinweis-Element lenkt den Blick — aber nur, wenn es selten bleibt. Reservieren Sie die rote Variante für echte Warnungen und die gelbe für Besonderheiten; steht unter jeder Handlung eine Box, liest niemand mehr eine davon.

Formulare & Vermerk

• Variablennamen konsistent halten. Kurze, klare Namen wie Antragsdatum oder Name — einheitlich geschrieben, ohne Varianten wie „AntragsDatum" daneben. Der Vermerk baut auf diesen Namen auf; späteres Umbenennen zieht Nacharbeit in allen Bausteinen nach sich.
• Pflichtfelder bewusst setzen. Der Schalter Ausfüllen erforderlich am Formularfeld ist standardmäßig an — nur solche Felder zählen in den Fortschritt der Sektion. Schalten Sie ihn bei rein optionalen Angaben aus, damit eine Sektion nicht wegen eines unwichtigen Felds unvollständig wirkt.
• Vermerk zum Schluss bauen. Bringen Sie erst den Ablauf mit allen Sektionen, Prüfpunkten und Formularfeldern in Form — und schreiben Sie die Bausteine der Vermerkvorlage, wenn die Struktur steht. So schreiben Sie Bedingungen nur einmal, statt sie bei jedem Umbau anzufassen.

Zusammenarbeit

• Regelmäßig speichern. Drücken Sie zwischendurch Speichern in der Kopfleiste — dann liegt Ihr Stand gesichert in der Cloud und steht dem Team zur Verfügung.
• Sperren respektieren. Ein geöffneter CaseGuide ist für andere gesperrt. Öffnen Sie nur, was Sie wirklich bearbeiten, und kehren Sie danach zum Hub zurück — so wird die Sperre freigegeben und das Team kommt wieder heran.
• Tags sparsam und einheitlich. Eine kleine, abgestimmte Tag-Liste (etwa fünf bis acht Begriffe) hilft beim Orientieren; ein Wildwuchs aus ähnlichen Tags hilft niemandem. Legen Sie im Team fest, wer neue Tags einführt.
• KIRA-Prompts konkret formulieren. Schreiben Sie Prompts als präzise Frage oder Prüfauftrag („Prüfe, ob …") statt als Stichwort. Je konkreter die Frage, desto brauchbarer die Antwort, die die Sachbearbeitung erhält.

Qualitätssicherung

• Anordnen als Aufräumer. Ist der Canvas nach vielen Umbauten unübersichtlich geworden, sortiert Anordnen in der Werkzeugleiste alle Sektionen automatisch neu — danach justieren Sie in Ruhe nach, statt jede Karte einzeln zu verschieben.
• Vor jedem Export die Vorschau komplett durchklicken. Spielen Sie jeden Weg einmal durch — jede Prüfpunkt-Option, jeden Pfad, den Vermerk am Ende. Lücken fallen in der Vorschau auf, nicht erst am Arbeitsplatz der Sachbearbeitung.

Referenz

Zum Nachschlagen: alle Elementtypen, alle Bedingungstypen, alle Tastenkürzel und das Glossar der Fachbegriffe.

Elementtypen im Überblick

Dazu kommen zwei Strukturelemente: die Sektion als Container für Elemente und der Selektor für den Einstieg mit Fallvarianten. Alle Details in Kapitel 4 und Kapitel 5.

Bedingungstypen im Vermerk

Jeder Baustein erscheint nur, wenn seine Bedingungen zutreffen. Mehrere Bedingungen lassen sich mit UND/ODER verknüpfen — UND bindet dabei stärker als ODER. Die Labels entsprechen exakt der Auswahl im Bausteine-Editor:

Ausführlich mit Beispielen: Kapitel 6.

Tastenkürzel

Im Canvas-Editor

In diesem Handbuch

Glossar

Abzweigung

Element mit mehreren parallelen Pfaden. Anders als beim Prüfpunkt können mehrere Pfade gleichzeitig gewählt werden — für Fallkonstellationen, die nebeneinander vorliegen.

Arbeitsbereich

Ein abgegrenzter Bereich Ihrer Organisation mit eigenem Hub und eigenen CaseGuides — typischerweise einer je Team oder Sachgebiet.

Auswahl-Schritt

Der erste Handlungsschritt eines Abzweigungs-Pfads. Sein Anhaken wählt den Pfad aus und blendet die übrigen Schritte des Pfads ein.

Baustein

Eine Karte im Vermerkgenerator: ein Textabschnitt mit Variablen und Bedingungen. Aus allen zutreffenden Bausteinen entsteht der fertige Vermerk.

Bearbeitungsstand (.cgstand)

Der gespeicherte Zwischenstand eines laufenden Falls im fertigen CaseGuide — als Datei mit der Endung .cgstand. Lässt sich später wieder laden; die Funktion wird pro CaseGuide in den Einstellungen aktiviert.

Bedingung

Eine Sichtbarkeitsregel an einem Baustein („wenn Checkbox angehakt“, „wenn Abzweigungs-Pfad“ …). Zehn Typen, kombinierbar mit UND/ODER — siehe Tabelle oben.

Belegfeld

Zusätzliches Textfeld an einer Formularfeld-Checkbox, in dem die Sachbearbeitung einen Beleg oder eine Fundstelle notiert. Steht im Vermerk als eigene Variable zur Verfügung.

Block

Ein wählbarer Eintrag in einer Selektor-Spalte. Jeder Block ist mit einer Einstiegs-Sektion verbunden; die Reihenfolge der Blöcke bestimmt die Bearbeitungs-Reihenfolge.

CaseGuide

Ein interaktiver Bearbeitungsleitfaden, den Sie im Builder erstellen. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter öffnen ihn im Browser und arbeiten Schritt für Schritt durch einen Fall.

Canvas

Die frei zoombare Arbeitsfläche des Editors, auf der Sektionen als Karten liegen und durch Linien verbunden werden.

Element

Oberbegriff für die Inhalte einer Sektion: Handlung, Prüfpunkt, Hinweis, Abzweigung, Formularfeld, Text Generator und Zwischenüberschrift.

Ergänzungsfeld

Optionales Zusatz-Textfeld an einem Dropdown — für freie Ergänzungen zur gewählten Option. Im Vermerk als eigene Variable verfügbar.

Formularfeld

Element für Eingaben: Text, Mehrzeilig, Datum, Dropdown oder Checkbox. Der eingegebene Wert steht über die Variable im Vermerk zur Verfügung.

Formulargruppe

Eine wiederholbare Gruppe von Formularfeldern — zum Beispiel „Haushaltsmitglied“. Die Sachbearbeitung kann im CaseGuide beliebig viele Einträge hinzufügen; der Vermerk kann pro Eintrag einen Baustein wiederholen.

Gate

Kennzeichnung einer Weiter-Option mit Ziel: Die unter „Führt weiter zu“ gewählte Sektion erscheint erst, wenn die Option gewählt wurde. Solche Sektionen tragen auf dem Canvas das Abzeichen „via Gate“.

Guide-Sperre

Schutz beim gemeinsamen Arbeiten: Wer einen CaseGuide öffnet, sperrt ihn für andere. Die Sperre löst sich beim Verlassen des Editors, nach kurzer Zeit ohne Verbindung von selbst — oder ein Admin hebt sie auf.

Handlung

Element mit einer Arbeitsanweisung zum Abhaken — der Grundbaustein jedes CaseGuide.

Hinweis

Farbige Informations-Box in einer Sektion: teal für Informationen, amber für Warnungen, rot für kritische Punkte.

Hub

Die Startseite eines Arbeitsbereichs: alle CaseGuides als Karten, mit Suche, Kategorien und Favoriten.

KIRA

Der Chat-Assistent der Verwaltung. Elemente können eine KIRA-Schaltfläche mit einer vorbereiteten Frage erhalten, die die Sachbearbeitung direkt an KIRA übergibt.

Konflikt-Schutz

Sicherung beim Speichern: Liegt in der Cloud inzwischen eine neuere Version, erscheint ein Dialog mit deren Datum — überschrieben wird erst nach bewusster Bestätigung.

Option

Eine Antwortmöglichkeit an einem Prüfpunkt. Verhalten „Weiter“ führt zu einer Ziel-Sektion, „Beenden“ schließt die Bearbeitung ab und öffnet den Vermerk. Jede Option ist grün oder rot.

Optionssperre

Einstellung an einem Abzweigungs-Pfad: Solange der Pfad gewählt ist, wird eine bestimmte Prüfpunkt-Option derselben Sektion gesperrt — gegen widersprüchliche Angaben.

Organisation

Ihre Einrichtung als Kundin des Builders. Alle Benutzer, Arbeitsbereiche und CaseGuides gehören zu genau einer Organisation und sind von anderen Organisationen strikt getrennt.

Pfad

Ein Ast innerhalb einer Abzweigung mit eigener Bezeichnung, Farbe und eigenen Handlungsschritten.

Pflichtfeld

Formularfelder zählen standardmäßig zum Abschluss einer Sektion („Ausfüllen erforderlich“). Der Schalter lässt sich pro Feld abschalten — dann bleibt das Feld optional.

Prüfpunkt

Element für eine Entscheidung: eine Frage mit Optionen, von denen genau eine gewählt wird.

Sektion

Ein nummerierter Container auf dem Canvas. Jede Sektion hat einen Titel und enthält die Elemente eines Bearbeitungsschritts.

Selektor

Der Einstieg für CaseGuides mit Fallvarianten: Spalten mit Blöcken, aus denen die Sachbearbeitung zu Beginn die zutreffenden Punkte wählt.

Spalten-Lock

Regel des Selektors: Es können nur Blöcke einer einzigen Spalte gleichzeitig gewählt werden. Der Wechsel in eine andere Spalte leert die bisherige Auswahl.

Tags

Kleine farbige Kennzeichen an Handlungen und Pfad-Schritten — etwa für Fachanwendungen oder Postfächer. Die verfügbaren Tags verwalten Sie in den CaseGuide-Einstellungen.

Text Generator

Element mit eigener Bausteine-Liste, das seinen Text direkt in der Sektion erzeugt — für Textstücke, die schon während der Bearbeitung gebraucht werden.

Variable

Der Platzhalter-Name eines Formularfelds. Im Baustein-Text als {Name} eingefügt, wird er im Vermerk durch die Eingabe der Sachbearbeitung ersetzt.

Vermerk

Der Fließtext, den der CaseGuide am Ende der Bearbeitung aus den zutreffenden Bausteinen erzeugt — zum Kopieren oder als PDF.

Vermerkvorlage

Die Sammlung aus Überschriften und Bausteinen, aus der der Vermerk entsteht. Hat ein Selektor mehrere Spalten, gibt es je Spalte eine eigene Vorlage.

Überschrift (Vermerk)

Gliederungsebene der Vermerkvorlage — standardmäßig I. Sachverhalt, II. Bewertung, III. Entscheidung. Nicht zu verwechseln mit der Zwischenüberschrift in Sektionen.

Zwischenüberschrift

Element, das lange Sektionen optisch gliedert; optional einer Formulargruppe zugeordnet.

Problemlösungen

Die häufigsten Meldungen und Stolpersteine — und was Sie jeweils tun. Jede Situation steht als Überschrift, darunter die Lösung.

Speichern & Anmeldung

„Der CaseGuide ist gesperrt"

Eine Kollegin oder ein Kollege bearbeitet den CaseGuide gerade — der Builder sperrt ihn solange für alle anderen, damit sich niemand gegenseitig überschreibt. Warten Sie, bis die Bearbeitung abgeschlossen ist; die Sperre löst sich beim Zurückkehren zum Hub von selbst. Bleibt sie hängen (etwa nach einem Browser-Absturz), kann ein Admin sie aufheben — dabei können ungespeicherte Änderungen der anderen Person verloren gehen, also vorher kurz nachfragen.

„Beim Speichern erscheint: Aktuellere Version vorhanden"

Der Konflikt-Schutz hat erkannt, dass der CaseGuide zwischenzeitlich woanders gespeichert wurde — durch eine andere Person oder in einem zweiten Browserfenster. Klären Sie zuerst, wer geändert hat und was: Trotzdem überschreiben verwirft deren Stand unwiderruflich. Der Button wird erst nach zehn Sekunden aktiv, damit die Entscheidung bewusst fällt. Im Zweifel Abbrechen und absprechen.

„Unten erscheint das Banner: Speichern fehlgeschlagen"

Das Speichern in der Cloud hat nicht geklappt — meist wegen einer unterbrochenen Netzverbindung. Ihre Arbeit ist nicht verloren: Sie bleibt lokal im Browser erhalten. Prüfen Sie die Verbindung und klicken Sie erneut auf Speichern, bis die Bestätigung erscheint.

„Die Anmeldung ist abgelaufen"

Nach einer längeren Pause kann Ihre Anmeldung ablaufen. Das Fenster Sitzung abgelaufen erscheint dann direkt im Editor: Passwort eingeben, Anmelden — und Sie arbeiten genau dort weiter, wo Sie waren. Ungespeicherte Änderungen bleiben dabei vollständig erhalten.

Export & Import

„Beim Export erscheint: Im Demomodus nicht möglich"

Für Ihre Organisation ist der Export derzeit nicht freigeschaltet; die Vorschau funktioniert weiterhin. Wenden Sie sich an die Ansprechperson Ihrer Organisation, um die Freischaltung zu klären.

„Im Export-Menü fehlt der Punkt: In Ordner exportieren"

Der Ordner-Export steht nur in Chrome und Edge zur Verfügung — andere Browser bieten die nötige Technik nicht an. Nutzen Sie stattdessen Als ZIP herunterladen: Das Ergebnis ist dasselbe, nur mit einem Entpack-Schritt mehr.

„Beim Laden eines Bearbeitungsstands erscheint eine Warnung"

Der CaseGuide wurde geändert, seit die .cgstand-Datei gespeichert wurde. Mit Trotzdem laden wird der Stand so weit wie möglich wiederhergestellt; Schritte, die es nicht mehr gibt, werden dabei verworfen und müssen neu bearbeitet werden. Stammt die Datei aus einem anderen CaseGuide, lehnt der Leitfaden sie mit dem Hinweis „Diese Datei gehört zu einem anderen CaseGuide" komplett ab — laden Sie sie in dem CaseGuide, aus dem sie stammt.

„Ein importierter CaseGuide zeigt beim Öffnen eine Warnung"

Der Import-Dialog warnt, wenn eine gewählte Datei kein exportierter CaseGuide ist (sie wird übersprungen) oder wenn derselbe CaseGuide bereits im Hub liegt — dann würde die bestehende Version unwiderruflich überschrieben. Prüfen Sie in diesem Fall, welche Fassung die aktuelle ist, bevor Sie Importieren & Überschreiben bestätigen; im Zweifel Abbrechen.

Im Hub

„Ich finde einen CaseGuide nicht"

Nutzen Sie zuerst die Suche im Hub und schauen Sie in alle Kategorien — vielleicht wurde der CaseGuide umsortiert oder umbenannt. Fehlt er weiterhin, liegt er möglicherweise in einem anderen Arbeitsbereich: Wechseln Sie über das Menü in der Kopfleiste. Bleibt er verschwunden, fragen Sie im Team nach, ob er gelöscht wurde — ein versehentlich überschriebener oder gelöschter CaseGuide lässt sich aus einer exportierten .aspx-Datei wieder importieren.

CaseGuide Builder — ein Produkt von Sequentic · Handbuch Version 3.0 · Stand Juli 2026